Не усложняй! Управление проектами по методу P3.express - Дмитрий Аркадьевич Ильенков Страница 5

В проекте, как в ракете, нельзя уделять внимание одной составляющей, например, срокам или бюджету. Даже если кажется, что важнее ничего нет. Потому что все аспекты проекта взаимосвязаны: изменения в одном приводят к изменениям в других.

Например, на проекте стало меньше ресурсов – уволился один из сотрудников. К чему это может привести? К снижению качества продукта – если коллегам не хватит компетенций для тестирования. К увеличению сроков проекта – если скорость работы замедлится. К повышению стоимости – если понадобится привлекать внешнего специалиста.

А иногда слабое звено очень большое. Буквально слон в комнате, которого все пытаются не замечать.

Недавно столкнулся с ситуацией. Крупная промышленная компания, больше десяти тысяч сотрудников, заводы по всей стране. Руководители жалуются на то, что проекты не укладываются в сроки. Создали проектный офис, поставили необходимый софт, разработали детальную методологию и к ней стопятьсот инструкций. Попросили меня посмотреть и дать рекомендации.

Смотрю и понимаю, что каждый шаг согласует даже не директор, а владелец компании. Значит, он и есть слабое звено! Как бы классно ни работала команда, как бы здорово ни была продумана методология, какую бы программу для управления проектами ни использовали, сроки все равно будут срываться. Потому что владелец не может согласовывать каждый чих в гигантской корпорации – времени при всем желании не хватит.

ЗАДАЧА МЕНЕДЖЕРА ПРОЕКТА – КАЖДЫЙ ДЕНЬ НАХОДИТЬ СЛАБЫЕ ЗВЕНЬЯ В СВОЕМ ПРОЕКТЕ И РАБОТАТЬ С НИМИ, НЕВАЖНО, ГАЙКА ЭТО ИЛИ ВЛАДЕЛЕЦ КОМПАНИИ.

NUP5 – не делай ничего без четкой цели

ВЫ НЕ ДОЛЖНЫ НИЧЕГО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ЭТО НЕ ИМЕЕТ ЧЕТКОЙ ЦЕЛИ.

Руководство NUPP

1000 часов. Именно столько моя жена училась игре на фортепиано. Ей очень нравился этот инструмент. Родители не сразу, но поддались на уговоры записать дочь в музыкалку.

И вот, мечта сбылась. Теперь дома стояло красивое немецкое пианино, а в новом портфеле лежали нотные тетради. Школа находилась рядом с домом, и Лере даже повезло попасть к отзывчивому преподавателю. Через 7 лет моя будущая супруга получила аттестат об окончании музыкальной школы с одной четверкой.

История успеха? Пожалуй, да.

Есть один нюанс – я никогда не слышал, как Лера играет на фортепиано.

Ее цель «научиться играть на фортепиано» потеряла актуальность еще на втором или третьем году обучения. Оказалось, что для более-менее уверенной игры требуется регулярная многочасовая практика, а для занятий сольфеджио хорошо бы иметь более тонкий слух. Уроки превратились в пытку.

Увы, дело не в плохом пианино или школе. Что угодно может превратиться в пытку, если вы перестали понимать, зачем вы это делаете. В такой ситуации вы постепенно теряете и мотивацию, и силы, а затем жалеете о потраченном времени.

Для проектов это тоже справедливо.

«Принимайте решения, основываясь на данных!» – наверное вы слышали такой совет. Звучит разумно? Разумно. Я тоже согласился с этим утверждением, и весь 2024 год мы внедряли систему сквозной аналитики в pmclub.

У нас было пять социальных сетей, три сайта, две CRM[9] и почтовые рассылки. Не то чтобы все эти данные были нужны, но раз начал строить систему сквозной аналитики, то иди в своем увлечении до конца. Единственное, что меня беспокоило – это LMS[10]. В мире нет ничего более беспомощного, безответственного и безнравственного, чем аналитика в LMS. И я знал, что довольно скоро мы в это окунемся.

Несколько месяцев мы разбирались с этим зоопарком, решали, что будем считать заявкой и каким данным верить. Собрали формы отчетов для B2B[11] и B2C[12], для блога и для телеграм-канала, для вебинаров и для курсов.

Потом каждый месяц тратили два-три дня на заполнение этих отчетов. А еще через несколько месяцев мы поняли, что никак не используем полученную информацию. Абсолютно никак.

Мы были так погружены в процесс, что забыли спросить себя: а зачем нам эти данные?

К счастью, в других случаях мы были более сдержанны и рассудительны. «Давайте переедем в новый мессенджер», «давайте перенесем весь сайт на WordPress»[13], «давайте сделаем кастомный дизайн в LMS» – все это примеры идей, от которых мы отказались и не жалеем.

Если сегодня к вам подойдет ваш заказчик или начальник и попросит внести изменения в проект, не спешите говорить «да» или «нет». Подождите оценивать сроки и стоимость. Сначала спросите, зачем эти изменения нужны.

NUP6 – используй воспроизводимые элементы

ЛУЧШИЙ СПОСОБ УПРОСТИТЬ РАБОТУ – ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВОСПРОИЗВОДИМЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ[14], ЖЕЛАТЕЛЬНО В ПОВТОРЯЮЩИХСЯ ЦИКЛАХ.

Руководство NUPP

Несколько лет назад маме Леры потребовалась операция. Перед началом врач задавал вопросы по стандартному чек-листу и первым делом попросил пациентку подтвердить свое имя. Так выяснилось, что маму привезли в эту палату ошибочно и чуть не сделали совершенно другую операцию.

ЧЕК-ЛИСТЫ – ОТЛИЧНЫЙ ПРИМЕР ВОСПРОИЗВОДИМОГО ЭЛЕМЕНТА, КОТОРЫЙ НЕ ТОЛЬКО УПРОЩАЕТ РАБОТУ, НО И СУЩЕСТВЕННО ВЛИЯЕТ НА РЕЗУЛЬТАТ.

Хирург и профессор Гарварда Атул Гаванде в своей книге «Манифест чек-листа. Как не допускать ошибок в важных делах» приводит множество кейсов, например: внедрение хирургического чек-листа ВОЗ в 8 странах снизило смертность почти вдвое (с 1,5 до 0,8 %) и число осложнений на треть.

Другой классный пример воспроизводимых элементов – шаблоны. Они помогают при масштабировании и автоматизации. В конструкторе для создания сайтов Tilda для большинства задач можно выбрать шаблон из библиотеки – формы, списки, товары и так далее. А еще, с помощью zero-блоков, можно собрать что угодно с нуля. Но если вы сверстаете на таких блоках всю страницу, вам будет сложнее ее использовать повторно. Каждый раз придется двигать множество элементов вручную, чтобы картинка не «поплыла» из-за изменения контента. Проверено при разработке нашего сайта.

О воспроизводимости стоит задумываться даже при решении небольших задач. Обычно возникает соблазн сделать их побыстрее и пойти дальше. Посчитать на бумажке, а не создать табличку в Excel. Скинуть сотруднику голосовое в мессенджер, а не завести полноценную карточку задачи с разъяснением цели и чек-листом (грешен, признаюсь). Вручную вытащить показатели из системы, а не настроить автоматическое формирование отчетов.

Кажется, что в моменте вы облегчаете себе задачу. Но потом неизбежно требуются корректировки и приходится начинать работу с нуля. Создавать таблицу, чтобы пересчитать результат с учетом актуального курса валюты, заводить карточку, чтобы добавить новые комментарии, и выгружать показатели за другой период. Выгоднее подумать на шаг вперед и сразу выполнить задачу так, чтобы к ней легко можно было вернуться.

Любой руководитель проекта