Не усложняй! Управление проектами по методу P3.express - Дмитрий Аркадьевич Ильенков Страница 2

Методология не только улучшает результаты, но и упрощает жизнь и проджекту, и проектной команде. Вместо того, чтобы каждый раз думать, что, когда и в каком порядке делать, вы пользуетесь понятным алгоритмом. А свободные силы и время можете потратить на что-то более полезное – например, на поддержку команды или саморазвитие.

В этой книге я познакомлю вас с практичной методологией P3.express, которую легко изучить и начать применять, не ломая уже существующие процессы. О ней и поговорим в следующей главе.

Что такое P3.express?

Вам когда-нибудь доводилось собирать конструктор Lego или шкаф IKEA?

Следуйте инструкции, не теряйте детальки, и у вас все получится! Примерно в такой же логике построена и методология P3.express. Простая структура, понятные шаги и минимум документации – все для того, чтобы любой ваш проект завершился успехом.

Для использования P3.express вам не потребуется проводить очередную трансформацию компании, менять корпоративные ценности, внедрять новое программное обеспечение, нанимать или увольнять специалистов и привлекать консультантов. В вашем наборе уже достаточно деталей!

P3.express содержит 33 шага, разделенных на 7 этапов. Когда я говорю об этом на конференциях некоторые слушатели от удивления поднимают брови: «33 шага – это просто?!» Но присмотревшись, они убеждаются, что понять эти шаги не сложнее, чем запомнить 33 буквы алфавита.

И вот почему: каждый шаг описывает конкретное действие, а не абстрактный процесс. Названия говорят сами за себя: Описать проект, Провести стартовую встречу проекта.

На схеме шаги обозначены кружочками с буквой и цифрой внутри. Буква показывает этап, а цифра – номер шага в этапе. Например, B02 – второй шаг в этапе «Планирование цикла».

Рисунок 1. Схема P3.express

Итак, работа над проектом по P3.express состоит из 7 этапов:

• Запуск проекта (A01-A10);

• Планирование цикла (B01-B05);

• Еженедельные действия (C01-C04);

• Ежедневные действия (D01-D02);

• Закрытие цикла (E01-E03);

• Закрытие проекта (F01-F06);

• После проекта (G01-G03).

Давайте кратко разберем, что происходит на каждом этапе.

Все начинается с Запуска проекта (A01–A10). Здесь формируется база: команда, цель, первые оценки и планы. Главная задача – убедиться, что есть достаточные основания вообще начать проект. Пропускать эти шаги – все равно что отправляться в поход по горам в шлепках, не построив маршрут и не собрав рюкзак. Не рекомендую.

Если вы приняли решение браться за проект, то переходим к этапу Планирования цикла (B01-B05). Он нужен для подготовки к предстоящему месяцу работы. На нем команда обновляет и уточняет планы.

Да, к сожалению, составить план один раз и следовать ему до конца не получится. Даже если в вашей команде работают только перфекционисты – в процессе всегда всплывают непредвиденные обстоятельства. Например, окажется, что дизайнер не заложил время на исследование, в помощь разработчикам понадобится специалист со стороны заказчика, а законодатели вот-вот утвердят новые требования к вашему сервису. Другими словами, этот этап помогает не терять управление и вовремя корректировать планы.

Погружаемся дальше и переходим к Еженедельным действиям (C01-C04) – они нужны, чтобы фиксировать прогресс и отслеживать, где план расходится с реальностью уже на более детальном уровне. Так вы сможете держать руку на пульсе проекта и вовремя замечать отклонения, пока они не превратились в проблемы.

Каждый день члены команды закрывают задачи, а в проекте появляются новые вводные. Именно с этим менеджеру проекта необходимо будет работать на Ежедневных действиях (D01-D02) – принимать выполненную работу и решать возникшие вопросы.

В конце месяца нужно пройти Закрытие цикла (E01-E03) – извлечь уроки и собрать обратную связь от команды и других участников проекта.

Тут можно узнать много интересного. Разработчику, оказывается, не нравится, как ставят задачи. Заказчик считает, что из еженедельных отчетов невозможно понять, когда ожидать завершения. А в бухгалтерии ваш проект уже начинают недолюбливать.

Если не пропускать шаги закрытия цикла, вы сможете вовремя заметить, что работает, а что мешает, и понять, как улучшить процесс в следующем месяце.

К шагам Закрытия проекта (F01-F06) переходят в двух случаях – когда продукт готов или когда принято решение остановить проект досрочно. Это финальная стадия работы, когда важно корректно завершить все процессы и передать результат заказчику.

На этом этапе участники проекта, в том числе проджект, уже подустали. Хочется скорее подписать закрывающие документы и уехать на море. Велик соблазн пропустить как можно больше шагов – проигнорировать проверку всех документов, подведение итогов с заказчиком, празднование завершения. Но именно на этом этапе проект превращается из просто законченной работы в источник ценности: здесь фиксируются результаты, сохраняется опыт и закладывается основа для будущих проектов. Если поддаться соблазну и проскочить этот этап, «Закрытие проекта» превратится в «Упущенные возможности».

Опытные менеджеры воспользуются этими шагами, чтобы качественно завершить сотрудничество, поблагодарить команду и оставить позитивное впечатление. В нашей практике не раз случалось, когда подрядчики, внимательные к этому этапу, впоследствии становились постоянными партнерами. Согласитесь, приятно работать с людьми, для которых важны ваше мнение о проекте и дальнейшая судьба продукта.

Наконец, последний этап – После проекта (G01-G03). Здесь важно оценить, какую пользу принес проект и можно ли получить больше.

Допустим, вы разрабатываете приложение по изучению иностранных языков. Ваш проект – создание новой версии приложения. После обновления оно работает еще быстрее, а пользователи могут общаться в чатах с носителями языка. Вы видите, что теперь клиенты проводят в полтора раза больше времени в вашем приложении, а количество платящих пользователей выросло на 20 % – это и есть польза, которую сгенерировал ваш проект и ради которой ваша компания решила его запустить. В проектном менеджменте такую пользу называют выгодами. Не забудьте их зафиксировать. Зная, какие выгоды получены, вы можете придумать, как их максимизировать – например, закупить рекламу, чтобы привлечь больше пользователей.

Напоследок – еще раз обратите внимание на схему процесса.

Нумерация шагов – не сквозная! То есть на каждом этапе отсчет шагов начинается заново. Это классная фишка, которая позволяет легко дорабатывать методологию под особенности компании и добавлять в этапы собственные шаги. Про это еще поговорим в главе «Советы по внедрению».

P3.express – простая и практичная методология, но чтобы лучше в ней разобраться и понять, как ее адаптировать под ваши задачи, давайте познакомимся с принципами, на которые она опирается.

Раздел 2. Принципы

Зачем нужны принципы?

Изначально P3.express прекрасно существовал без принципов. Я не придавал этому особого значения, пока не начал проводить тренинги по методологии. На обучение приходили менеджеры проектов из совершенно разных миров: IT, строительство, электронная коммерция, нефтегазовая отрасль, малый бизнес. Участники сыпали вопросами и кейсами: «Что делать, если у меня внешний заказчик?