Не усложняй! Управление проектами по методу P3.express - Дмитрий Аркадьевич Ильенков Страница 9

Больше того, Резюме не заканчивает свое существование после завершения проекта. Сохраните его в базе знаний – чтобы переиспользовать в дальнейшем. Обратите внимание – это NUP6 «Используй воспроизводимые элементы»!

Чтобы Резюме проекта могли понять другие люди – и сейчас, и через два года – пишите его простым языком без канцеляризмов, жаргона, лишних сокращений и избыточных профессиональных терминов.

Лучший способ проверить читаемость Резюме – дать его посмотреть постороннему человеку, например вашей бабушке. Или задействуйте коллегу, который занимается совсем другими вещами и к проекту не имеет никакого отношения. Если после прочтения они смогут кратко пересказать суть – это успех. Если нет – Резюме нуждается в доработке.

Резюме должно занимать до пяти страниц. Мы в pmclub предпочитаем лаконичные одностраничники, и это не случайно – чем короче документ, тем быстрее его можно вдумчиво прочитать и тем легче его корректировать. Ведь Резюме не выбивают в камне на века, и в ходе проекта вам неоднократно придется его обновлять. Только не забывайте согласовывать изменения со спонсором.

Однажды в pmclub проходила обучение группа из компании, где Резюме занимало около 80 страниц. Причем все руководители, имевшие отношение к написанному, должны были согласовать этот документ. Вы можете представить, сколько руководителей можно упомянуть на 80 страницах? Примерно всех. В итоге согласование Резюме растягивалось на месяцы, и проект фактически запускали без него. Результат – многочисленные переделки и постоянные срывы сроков.

Как же составить такое Резюме проекта, чтобы его можно было уместить на одной странице, не упустить ничего важного и при этом сделать понятным для всех участников?

Предположим, вы менеджер проекта в онлайн-школе дизайна. Основателю школы пришла в голову потрясающая идея – провести офлайн-конференцию, чтобы ярко заявить о школе и сразу продать обучение участникам.

Давайте вместе сделаем Резюме этого проекта.

Название проекта. Не используйте сложные аббревиатуры типа АБЫРВАЛГ или БОЧ рВФ 260602 – будет трудно сходу распознать, о чем вообще речь. Давать числовые обозначения вроде «Проект 1249» тоже не вариант – это как «папка 1», «папка 2» на рабочем столе компьютера, не слишком удобно. Лучше выбрать короткое и емкое название, которое будет легко использовать в разговорной речи: «Отчет 2035», «Распил монолита», «Битрикс для продажников».

Наш проект назовем «Конференция Про. дизайн».

Содержание проекта. Тут следует указать, что вы конкретно планируете сделать. Написать: «Проект по повышению узнаваемости», – плохая идея. Звучит абстрактно, ничего не понятно. Гораздо лучше добавить деталей: «Двухдневная офлайн-конференция про дизайн в Москве». Конечно, вы можете лучше. Но мы же только начинаем!

Если нужно, укажите, что точно не будет входить в рамки проекта. Например, обзвон клиентов после конференции и дальнейшее взаимодействие с ними. Такой пункт стоит добавить, если вы опасаетесь, что на вас повесят все, к чему вы имеете и не имеете отношения.

Причины и выгоды проекта. В этом разделе опишите, почему вы решили запустить проект и что хотите от него получить.

Начнем с причин: почему вы решили организовать эту конференцию? Например: «Онлайн-каналы продаж стали обходиться дорого, нужно тестировать новые. Проведение конференции может стать одним из таких каналов», – рабочая формулировка.

Теперь о выгодах: зачем вы делаете конференцию?

Вариант: «Мы делаем конференцию для повышения популярности школы», – неудачный. Мы действительно делаем мероприятие, чтобы школа стала известнее – но ведь мы почти все делаем для этого: создаем продукты, проводим акции и вебинары. Если у вас появился такой «универсальный» пункт, это повод еще раз задуматься и проверить, точно ли он несет ценность.

А какой вариант будет хорошим?

Напомню, вы запускаете проекты ради получения выгод. Если указанную выгоду можно будет отслеживать, это хороший вариант.

Организуя конференцию, вы рассчитываете повысить узнаваемость и сделать продажи. Супер. Вот как можно сформулировать ожидаемые выгоды:

• увеличение подписчиков сообщества на 1000 участников;

• не менее 100 продаж на сумму не менее 5000000 рублей на участников конференции в течение трех месяцев после проведения;

• не менее 10 публикаций в СМИ.

Так гораздо лучше, поскольку после мероприятия вы сможете оценить, получилось ли извлечь выгоды.

Сроки и стоимость. Казалось бы, с этим пунктом проблем возникнуть не должно: просто дай примерные оценки и укажи их в Резюме. Но на практике в этом пункте встречаются такие фразы: «сроки кратчайшие» или «бюджет не ограничен». В устных формулировках это звучит еще жестче: «сроки вчера» и «деньги не проблема». Конечно, обе фразы не имеют никакого отношения к реальности.

Там, где говорят, что сроки «вчера», дедлайны по всем проектам уже давно провалены. И ничего, как-то компания работает. Безграничных денег тоже не бывает. Обычно через пару месяцев оказывается, что деньги не проблема только до определенных границ, и они почему-то постоянно сужаются. Обе формулировки – признаки проблем в культуре компании. Одним проектным управлением такое, к сожалению, не лечится.

ДРУГАЯ КРАЙНОСТЬ – ТОЧНЫЕ ЦИФРЫ.

На этапе создания Резюме они должны настораживать, даже пугать. Откуда они могут взяться? Вы еще не приступали к работе, не делали декомпозицию проекта и не анализировали риски. Вам неоткуда взять точные оценки. Это стоит признать и не пытаться никого, в первую очередь себя, ввести в заблуждение.

Вот хороший пример заполнения этого раздела – он задает некоторые границы, но при этом не создает иллюзию точной оценки: «Бюджет до 1 000 000 рублей. Конференция должна пройти в мае».

Требования. Самое смешное, что может быть в этом пункте (и бывает!): «Выполнить проект в соответствии с требованиями». Это превосходный пример рекурсии, но совершенно бесполезная строчка в Резюме проекта.

Лучше крупными мазками прописать требования к проекту и продукту: «Площадка расположена не дальше 5 минут от метро», «Зал вмещает не менее 300 человек», «В программе участвуют зарубежные эксперты».

Это достаточно значимые и конкретные требования, чтобы их стоило отметить заранее. Постарайтесь попасть в золотую середину и не уходить в детали, это преждевременно.

Стейкхолдеры. В этом разделе следует указать известных вам стейкхолдеров – тех, кто заинтересован в проекте, может оказать на него влияние или попасть под его воздействие. Старайтесь сделать раздел информативным – перечень типа «поставщики», «подрядчики» и «маркетинг» неплох для начала, но лучше как можно быстрее его уточнить и написать:

Спонсор проекта – директор по маркетингу Сергей, ник в мессенджере @name;

Менеджер проекта – Алина, ник в мессенджере @name1;

Тимлид – Павел, ник в мессенджере @name2;

Директор по продажам – Кристина, ник в мессенджере @name3.

Также к этому перечню постоянно будут добавляться новые стейкхолдеры – контактные лица со стороны подрядчиков,