Принципы организации - Платон Михайлович Керженцев Страница 29

Регулярные периоды отдыха в течение недели исключительно важны для успешности работы. В этом случае наиболее правильно английское разрешение вопроса. В Англии на всех предприятиях и в учреждениях прекращается работа от часу дня в субботу вплоть до утра понедельника. Это строгое соблюдение воскресного отдыха чрезвычайно полезно для продуктивности работы. Благодаря этому человек сохраняет энергию и работоспособность гораздо дольше и продуктивность его работы стоит гораздо выше. В этой области мы сейчас совершенно сбились с пути. Работа по воскресеньям вошла у нас в обиход. Создается иллюзия, будто благодаря этому нам удается сделать больше. На самом деле ничего подобного не происходит. Наши работники, не имея правильного отдыха, совершенно не в состоянии работать с нормальной интенсивностью и нужной быстротой.

Другой нашей слабостью является ночная работа, опять-таки чаще всего дающая лишь иллюзию производительности, а по существу являющаяся непродуктивной растратой человеческой энергии и времени. Передают, что во время мировой войны фельдмаршал Гинденбург велел не сообщать ему никаких сведений от 11 ч. вечера до 8 ч. утра. В это время он спал.

Это приказание, по существу, было совершенно разумно, так как, только методически правильно распределив свой рабочий день, Гинденбург мог выполнять гигантскую работу, которая лежала на нем в течение нескольких лет. Наполеон, хорошо и крепко высыпаясь накануне своих сражений, правильно экономил свои силы, чтобы сконцентрировать всю энергию для наиболее ответственного момента – для фактического руководства боевыми операциями.

Для правильного поддержания энергии человеческого механизма, кроме обычного отдыха, необходим специальный отдых в течение года (2–4 недели).

Наше законодательство в настоящий момент декретировало обязательные ежегодные отпуска. Профессиональные союзы правильно настаивали, чтобы эти отпуска непременно фактически использовались.

Полное освобождение на несколько недель в году от обычного труда и по возможности от обычной обстановки жизни всегда чрезвычайно оживляет человека и дает ему новые силы для работы.

Для самой организации отпуска, даваемые служащим и рабочим, могут явиться своего рода средством контроля. Лица, заменяющие товарища, находящегося в отпуске, легко могут установить ошибки и погрешности в его работе, запущенность его дел, несовершенство его работы. Неудивительно, что американцы даже настаивают, чтобы служащие особенно ответственных отделов (например, бухгалтерии) обязательно брали отпуск, так как при этом, по их мнению, легче установить возможное злоупотребление при ведении книг.

Глава VII. Контроль

27. Учет

Как мы видели выше, задача организатора – распределять работу между участниками, давать ей общее руководство и контролировать ее.

Учет и контроль могут быть правильно проведены только в том случае, если в организации ясно проведено разделение работы и ответственности между отдельными частями организации и работниками ее. Должно быть ясно установлено, кто что делает и за что отвечает, с кого надо взыскивать за ту или иную ошибку. Не следует допускать, чтобы один выполнял обязанности другого, если, конечно, об этом нет специального распоряжения. Каждый должен выполнять только свою определенную работу и нести ответственность лишь за нее.

Для правильной работы необходимо, чтобы каждый работник учреждения, каждый служащий, каждый рабочий на фабрике имел специальную личную карточку, на которой были бы нанесены основные сведения о работнике и выполняемых им функциях.

Таким образом, на карточке должны быть написаны имя и фамилия, отдел и подотдел, название должности, заработная плата и, может быть, еще два-три пункта наиболее нужных сведений.

Главную часть карточки займет описание выполняемой работы. Ее можно разбить, например, на три группы: повседневная работа, периодическая, специальная. Повседневной работой мы назовем ту, которая является главной функцией работника. Эта категория должна быть описана особенно подробно и точно, так как она обычно отнимает большую часть времени рабочего. Периодической работой мы назовем те функции, которые приходится выполнять работнику не ежедневно, но в регулярные промежутки времени (например, раз в неделю, раз в месяц, каждые десять дней и т. д.). Сюда, например, можно отнести составление месячных балансов, еженедельные статистические учеты работы и т. п. Специальной работой мы будем именовать такую, которая выполняется через неопределенные промежутки времени и не может быть вполне точно предвидена (например, закупка материалов, канцелярских принадлежностей и т. п., если это производится не в качестве специальной работы, а между делом, а также, например, составление новых бланков и т. п.). В случае надобности на карточке может быть выделена какая-нибудь дополнительная категория работы.

Полезно отметить, какой процент рабочего времени уходит на тот или иной вид работы. Таким образом, около слов «повседневная работа» можно поставить, например, 75 %, около «периодической работы» – 15 % и около «специальной работы» – 10 %.

Для упрощения дела для каждой отдельной функции и вида работы устанавливается специальный мнемонический значок в виде крестика, знака равенства, кружочка, квадратика и т. п. Эти обозначения помещаются на карточке рядом с перечислением функций в особой графе и облегчают ознакомление с содержанием карточки.

Аналогичные карточки полезно иметь и для всех отделов и подотделов организации. Полезно бывает краткие выписки из карточек отделов и личных вывешивать тут же в помещении для всеобщего сведения.

На основе правильного и точного разделения работы мы можем поставить и действительный учет производимой работы, который лежит в основе всякого контроля. Учесть произведенную работу – значит изобразить ее в фактах и цифрах. Наиболее точные формы учета и контроля могут быть осуществлены при помощи статистики и бухгалтерии. Статистика дает цифровое отображение всей деятельности организации. Бухгалтерия ведет учет материальных ценностей и отмечает экономическую работу организации.

Если нам сообщают, что в течение мая фабрика обуви, имеющая 100 рабочих, выпустила 5 тыс. пар обуви и проработала 19 тыс. рабочих часов, то эта информация уже дает нам основное представление о ходе работы на фабрике, о продуктивности труда и т. д. Чтобы иметь более точную картину, нужно произвести учет работы отдельных мастерских и отдельных рабочих в них, учет работы машин, учет использованного топлива и материалов…

Цифровой статистический учет возможен, когда работа может быть разделена на элементы, поддающиеся цифровому выражению. Обычно в каждой организации можно выделить подобные элементы. Вот, например, несколько общих вопросов, ответ на которые дает материал как для учета, так и для контроля организации.

Сколько лиц работает в организации?

Сколько времени затрачено на исполнение работы?

Сколько сделано (сколько тонн металла выплавлено, на сколько рублей товара продано, сколько больных обслужено, сколько посетителей принято, сколько бумаг зарегистрировано и т. д.)?

Во сколько обходится выработка продукта (в денежном эквиваленте,